El ciclo de vida del empleado: onboarding es la segunda parte de nuestra serie centrada en el camino de nuestros trabajadores y trabajadores a lo largo de su paso por nuestra organización. En este artículo vamos a ver en qué consiste esta nueva etapa, qué es el pre onboarding, cuál es su principal reto y una serie de consejos que nos pueden ayudar a la hora de prepararlo.
Tercera etapa del ciclo de vida del empleado: onboarding
El 4% de los nuevos empleados/as abandona después de un primer día desastroso.
El 22% de la rotación se produce durante los primeros 45 días.
Los costes para la empresa son de al menos el triple del sueldo del antiguo empleado
Uno de los procesos repetitivos que todas las organizaciones deseamos automatizar es la gestión y control del proceso de onboarding de las nuevas incorporaciones.
Algo en los términos inducción u orientación sugiere un evento único, algo funcional y fugaz. Por el contrario, los programas de incorporación más eficaces reconocen que retener a la persona a la que ha dedicado tiempo y dinero a contratar depende de una cálida bienvenida, expectativas claras y apoyo para ponerse en marcha. Y esas cosas toman tiempo.
Por lo tanto, cuando diseñes una experiencia de incorporación, piensa en lo que la persona quiere y necesita obtener de ella, así como en la información que deseas transmitirle. La experiencia debe convencerlos de que tomaron la decisión correcta y que podrán tener un futuro a largo plazo aquí.
PRE- ONBOARDING
¿Por qué la incorporación debe comenzar el primer día… y no antes? Pre onboarding implica comenzar el proceso con anterioridad, antes de que los nuevos empleados entren por la puerta, para que los lleve más lejos en esa curva de aprendizaje crucial de la empresa. El embarque anticipado (que es lo que significa literalmente pre onboarding) puede ayudarlos a rendir al máximo más rápidamente y, lo que es igual de importante, les hará sentir especialmente entusiasmados y bienvenidos a su nuevo hogar laboral.
Diseñe fantásticos materiales de bienvenida para enviar a los nuevos empleados aproximadamente una semana antes de su fecha de inicio para aumentar su confianza y comprensión de la empresa.
Los materiales previos al embarque a menudo se pueden seleccionar a partir de materiales e historias que ya tienes internamente y en el sitio web de tu empresa. Júntalos en un elegante paquete digital y podrás permitir que las nuevas contrataciones:
- Conozcan a su equipo a través de videos o biografías.
- Obtengan información sobre lo que hacen la empresa y el equipo.
- Descarguen un plan para su primer día y semana.
- Hagan preguntas directamente a su equipo o gerente.
- Comiencen parte de la capacitación de incorporación en torno a los procesos de la empresa.
- Se registren en Slack u otros canales de comunicación internos para leer y hablar con las personas antes de empezar.
- Se familiaricen con la base de clientes.
- Y mucho más
Pregunta a tus empleados más nuevos sobre su incorporación para averiguar qué impresión les dio la empresa y cómo se comparó con sus expectativas, qué preguntas que tenían el primer día quedaron sin respuesta y cuánto tiempo les costó sentirse como en casa y capaces de cumplir su función. Estos son conocimientos valiosos que puede utilizar para crear tu estrategia de incorporación. ¡Esta es una mina de oro de información valiosa!
El RETO
Disponer de una solución digital accesible multidispositivo dando respuesta a las necesidades de los gestores de onboarding para automatizar el control y mejorar la experiencia y satisfacción del usuario/a. Esto nos dará consistencia y eficiencia en el camino.
- Los empleados pueden acceder al contenido cuando lo necesitan, sin depender de los horarios de otras personas.
- Todos los empleados reciben mensajes constantes, cuando y dondequiera que se unan.
- La facilidad de actualización significa que siempre es relevante, otro factor clave en el éxito de la incorporación.
- No hay costos operativos continuos o recurrentes para facilitadores, lugares, viajes o equipos.
- Se puede reducir el riesgo y hacer un seguimiento del cumplimiento, por ejemplo, al publicar los datos de inicio de sesión solo después de que se hayan completado ciertos elementos de cumplimiento.
CONSEJOS
Establecer el tono
Los materiales previos a la incorporación son una gran oportunidad para causar una impresión positiva en esos importantes nuevos colaboradores. Dan un sentido de marca y equipo con el que conectar y sentirse parte. La amabilidad y la claridad de la información pagarán dividendos sobre la formalidad.
Incluir personas reales
Encontrar una o dos caras amigables o serviciales es realmente importante para ayudar a las personas a establecer una conexión con su lugar de trabajo. Aprovecha las historias reales de las personas que trabajan en la empresa o el equipo, sobre cómo es el trabajo y qué hacen para ayudar a pintar una imagen cálida y «humana» de la empresa.
Añade personalización
Si bien hay mucha información de la empresa que todos deben saber, la tentación de hacer que los materiales de incorporación y pre-incorporación sean genéricos a menudo puede acabar con el ambiente de bienvenida necesario para que los nuevos empleados se sientan importantes y parte de la imagen. Asegúrate de incluir algún contenido específico sobre el equipo o la ubicación de trabajo de esa persona, y de que haya espacio para que te hagan preguntas y comentarios.
Piensa en qué cubrir y cuándo
En su primer día, es probable que las prioridades de un nuevo miembro sean la orientación física (¡dónde están los baños y la cafetería!) y conocer al equipo. También tendrán que configurarse en la red de IT.
Por eso, en los primeros días, intenta cubrir:
- Mensajes de bienvenida de personas clave, ya sean miembros senior de la organización, miembros del equipo particularmente relevantes para el rol del nuevo miembro o ambos.
- Expectativas claras sobre el puesto, cómo de rápido deben ponerse al día y qué deberían lograr en la primera semana, mes o año.
- Preguntas que puedan tener sobre evaluaciones de desempeño y recompensas, y otros procesos y políticas de recursos humanos.
- Procesos clave, herramientas o software para familiarizarse. Emplea escenarios o simulaciones de aprendizaje electrónico interactivo. Mantenlos enfocados y orientados a la práctica.
Otros temas para cubrir, valiosos e importantes, pero no necesariamente urgentes, pueden incluirse durante la primera semana. Éstos incluyen:
- La historia y la estrategia de la organización, tal vez una cronología interactiva de eventos y logros clave. Esto promueve un sentido de “membresía” o pertenencia.
- Valores y cultura organizacional. Ten cuidado de no hacer esto demasiado instructivo, una lista de reglas para vivir o trabajar. En su lugar, muestra cómo los valores hacen de este un gran lugar para trabajar.
- El apoyo a su rendimiento se utilizará medida que profundicen en su nuevo rol, mejorando la velocidad de competencia y eliminando gran parte de la incertidumbre que conlleva un nuevo rol.
Una lista de verificación que establece lo que se debe hacer por puntos específicos permite al nuevo miembro priorizar su actividad y significa que puede encontrar fácilmente cosas útiles para hacer en esos inevitables períodos de tranquilidad en los primeros días de un nuevo trabajo. Considera qué elementos se pueden cubrir como parte de su preincorporación para evitar abrumar a los empleados con información durante los primeros días.
El onboarding es más que un cursos
Un sitio web, portal o aplicación compuesto por muchos recursos y componentes de medios diferentes, de libre acceso en cualquier orden y en cualquier momento, podría ser más efectivo. Combinado con elementos cara a cara donde poder agregan valor, esto puede generar una combinación efectiva y eficiente.
Hacer uso de activos existentes
No reinventes la rueda ni gastes dinero produciendo contenido y medios que ya existen. Examina los departamentos de marketing, contratación y recursos humanos para obtener excelentes citas, estudios de casos inspiradores y más.
Diseño para todos los dispositivos
La incorporación es un caso en el que realmente vale la pena hacer un diseño adaptable a cualquier dispositivo. Facilita que los nuevos usuarios accedan al contenido por si acaso cuando lo deseen o necesiten.
Aprovecha las funciones del e-learning
Las encuestas sociales, las insignias y los rastreadores de progreso pueden ser excelentes maneras de involucrar a los nuevos miembros en el proceso de incorporación y hacer que se sientan conectados con el equipo.
En resumen…
¡El proceso de incorporación tiene algunos objetivos bastante importantes! Tiene que ser útil y persuasivo, transmitiendo información clave, pero también una buena muestra de la cultura de la organización. Y para tener el máximo impacto, debe entregarse en el momento adecuado. El aprendizaje electrónico puede ser una excelente manera de hacer esto, maximizando esos primeros días y equilibrando la flexibilidad para adaptarse al nuevo miembro con la seguridad de saber que todo se cubrirá de manera consistente.
Si te interesa implementar un sistema de onboarding con estas características, no dudes en contactar con nosotros. Pondremos todos nuestros talent services a tu servicio.