Microsoft Power Apps y Power Automate

Las aplicaciones online de negocio han venido para quedarse

Las aplicaciones de línea de negocio se diferencian de las aplicaciones generalistas o de consumo en que son específicas para un ámbito determinado. Ente los usos de este tipo de aplicaciones hablamos de contabilidad, gestión de recursos empresariales, servicios financieros, medicina y un largo abanico de necesidades específicas de cada ramo empresarial.

Una característica de este tipo de aplicaciones es su carácter transaccional, es decir, necesitan integrarse con múltiples sistemas, cada uno de los cuales ofrece un orígen de datos distinto. Estos sistemas suelen ser bastante diferentes entre sí y además están en distintas plataformas tecnológicas.

Existe una larga tradición de creación y uso de este tipo de aplicaciones en las organizaciones como resultado de las necesidades internas de una empresa. Con frecuencia este tipo de aplicaciones se desarrollan internamente en la propia empresa o se externalizan a una compañía de servicios. También puede darse el caso que una compañía no cuente con los recursos necesarios para acometer su desarrollo y compra una solución estándar de mercado. En este último caso puede que la aplicación no se ajuste completamente a las necesidades de la empresa y los usuarios recurran a pequeñas soluciones basadas en herramientas ofimáticas como Excel para obtener la información que necesitan tratar. Como resultado, pueden darse situaciones en las que el empleado esté cambiando constantemente de una aplicación a otra para obtener la información que necesita.

La situación ideal es que el empleado pueda tener a su alcance en un momento determinado ya sea en el móvil, tablet o escritorio las herramientas e información necesarias para completar su trabajo de forma eficiente.

¿Qué son?

Las aplicaciones de línea de negocio se diferencian de las aplicaciones generalistas o de consumo en que son específicas para un ámbito empresarial determinado, aunque la base tecnológica puede considerarse similar conceptualmente.

Una característica de este tipo de aplicaciones es su carácter transaccional, es decir, necesitan integrarse con múltiples sistemas, cada uno de los cuales ofrece un origen de datos distinto, en sistemas diferentes entre sí y además están en distintas plataformas tecnológicas.

La situación ideal es que el empleado pueda tener a su alcance en un momento determinado ya sea en el móvil, tablet o escritorio las herramientas e información necesarias para completar su trabajo de forma eficiente.

¿Existe una solución? Evidentemente, sí. Existe una tendencia actualmente relacionada con la oportunidad que se presenta por parte de la posibilidad de poder crear de forma sencilla y rápida este tipo de soluciones.

El usuario empresarial quiere ser capaz de construir aplicaciones rápidamente, sin limitarse al desarrollo a medida por parte de personal técnico, intentando en todo momento establecer un ámbito de colaboración entre ambos perfiles”.

Necesitamos un enfoque diferente que permita crear este tipo de aplicaciones de forma sencilla, rápida y multiplataforma.

¿Qué es Microsoft Power Apps?

Microsoft Power Apps es un servicio de Office 365 destinado a crear aplicaciones de negocio multiplataforma.

Entre otras características de este servicio de creación de aplicaciones destacamos la posibilidad de crear aplicaciones para diversos dispositivos y sistemas operativos como iOS, Android, Windows, etc. La seguridad está garantizada porque un usuario accede a estas aplicaciones con su cuenta de empresa. Otra característica interesante es la de poder llevar un control de versiones de aplicaciones de modo que podamos observar el historial de desarrollo la misma.

Una aplicación de Microsoft PowerApps puede conectarse a un amplio abanico de sistemas backend diferentes. En cuanto a seguridad ofrece permite conectarnos a diversos sistemas de identidades, como Office 365 o Azure, e implementa políticas de protección de pérdida de datos.

Todo esto se crea en un entorno de desarrollo integrado en la nube, que permite crear aplicaciones compuestas de uno o más formularios sin prácticamente escribir código. El usuario puede seleccionar una amplia variedad de controles de visualización o entrada de datos, gráficos, importación y exportación de datos, e, incluso acceder a las capacidades del dispositivo como pueden ser la cámara o el GPS.

Para crear la lógica de negocio de la aplicación utilizamos un lenguaje de expresión inspirado en Excel, por lo que, si conocemos las funciones disponibles en Excel, conocemos cómo implementar esta lógica en una PowerApp.

“Una aplicación creada con Microsoft PowerApps puede conectarse con diversos orígenes de datos backend tales como SQL Server, Sharepoint, Excel Online, OneDrive, pudiendo vincular estos orígenes de datos con elementos visuales de la aplicación, por ejemplo, para mostrar el contenido de una lista de Sharepoint”.

¿Qué es Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate puede considerarse un servicio complementario a PowerApps.

“Está diseñado para automatizar los flujos de trabajo entre aplicaciones y servicios”

En este sentido es un complemento perfecto de una Power App ya que permitirá por ejemplo desde la Power App enviar un correo o enviar una notificación móvil al dispositivo del usuario.

Pensemos en Microsoft Power Automate como una parte de lógica que debe ser ejecutada en respuesta a un evento.

Un flujo de trabajo de Microsoft Power Automate se inicia conectándose a un origen de datos del mismo modo que ocurre con una Power App. Hay más de 300 conectores a nuestra disposición para crear flujos de trabajo. Los componentes básicos de un flujo de trabajo son el desencadenante, las acciones y opcionalmente, las condiciones.

Un flujo de trabajo se inicia en base a un desencadenante que es el evento que lanza el flujo. Por ejemplo, un flujo de trabajo se puede iniciar al agregar un elemento nuevo a una lista de Sharepoint. A continuación, se lanzan en secuencia las tareas que se han incluido en el flujo de trabajo que pueden ir desde iniciar un proceso de aprobación, enviar un correo, crear un archivo, agregar un elemento nuevo en una tabla de Excel, etc. Permite además en función de una condición o condiciones seguir diversos caminos. Por ejemplo, comprobar el estado de una aprobación y si esta resulta positiva enviar un correo de confirmación o si resulta negativa enviar otro correo indicando esta circunstancia.

Carácterísticas principales de las aplicaciones de Microsoft Power Apps

Como se ha comentado anteriormente, las Microsoft Power Apps se caracterizan por ser aplicaciones que no necesitan prácticamente código para su creación, llamadas Low-Code Apps o No-Code Apps.

Estas son las características de este tipo de aplicaciones:

Código declarativo e imperativo. El código declarativo es el que se utiliza en Excel para la creación de macros. En este tipo de código, se establecen relaciones entre dos o mas elementos y es el motor de cálculo de Excel el encargado de realizar los cálculos correspondientes. En el caso de código imperativo estamos hablando del tipo de lenguaje utilizado habitualmente por desarrolladores para crear aplicaciones. En este útlimo caso es el código el que inicia los cambios, de modo que en base a un evento se realiza el cálculo.
Fórmulas. Microsoft Power Apps está basado en la filosofía de funcionamiento de Excel, por tanto, hay muchas fórmulas coincidentes entre Microsoft Power Apps y Excel. También hay fórmulas de tipo imperativo de modo que se pueda crear una variable, crear una colección, navegar a otro formulario o enviar los cambios realizados a un orígen de datos.
Variables y colecciones. El sistema de tipos de Microsoft Power Apps está fuertemente tipado, es decir, que en el momento que se asigne un valor a una variable, pongamos numérico, esta variable siempre será de tipo numérico. Los tipos disponibles en una aplicación son numéricos, cadenas, booleanos, fecha y fecha y hora. Además existe el concepto de valores nulos, comprobables con la función Is Blank.
Controles de usuario. Los controles de usuario conforman el interfaz de usuario de una aplicación. Hay una serie de controles que vamos a dividir entre básicos, como pueda ser un botón, una casilla de verificación o un cuadro combinado, y los avanzados, como una galería para visualizar una serie de elementos, o un control para mostrar gráficos. Hay controles específicos de la plataforma móvil, como puede ser la cámara que permite utilizar la cámara nativa del móvil para tomar instantáneas y almacenarlas por ejemplo en un origen de datos.
Orígenes de datos. Una aplicación puede conectarse a diversos orígenes de dato, ya sea una tabla de SQL Server, una lista de Sharepoint y una vez obtenida la conexión mostrar esa información en un control de la aplicación, por ejemplo, un control Gallery. También es posible ver un registro determinado en un formulario mediante el control Display Form y editar su contenido mediante el control Edit Form.
Enlace de datos. Los controles pueden estar enlazados a datos, ya sea variables, colecciones u orígenes de datos. Puede darse el caso que estén enlazados únicamente para visualizar información, por tanto, el sentido del enlace de datos sería único, desde el origen de datos, que puede ser un registro de una tabla o un elemento de una lista de SharePoint. También puede darse el caso que sea necesariro modificar el contenido de un registro de un origen de datos, de modo que el sentido del enlace de datos sería doble, desde el origen de datos para mostrar el contenido en un cuadro de texto, modificarlo, y posteriormente almacenar en el origen de datos la modificación.
Navegación. Debido a que una aplicación puede tener diversos formularios, una Power App permite realizar la navegación entre los diversos formularios que la componen

Conclusión

Con Microsoft Power Apps y Power Automate se abren grandes posibilidades en cuanto a la creación de aplicaciones empresariales que puedan cubrir una amplia gama de necesidades dentro de una compañía. Imaginemos una situación en la que una empresa gestione eventos incidencias, eventos, tareas por realizar, de modo que un usuario pudiera realizar una petición desde una aplicación, un responsable recibiera una notificación por correo ya la aprobara, y otro usuario pudiera comprobar cuantas peticiones se han realizado desde otra aplicación. Todo esto con aplicaciones creadas de forma interna en la empresa y con acceso a toda la información disponible gracias a los diversos conectores de datos.

Si deseas profundizar más en todos los aspectos puedes acceder al curso de Power App y Power Automate.